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Zuordnung

unicorn 2 kann die Rechnungen - wenn Du Dich an die nachstehenden Schritte hältst - automatisch den Aufträgen des Marktplatzes zuordnen.

Wichtiger Hinweis:
Grundvoraussetzung hierfür ist, dass für jeden Marktplatz die Rechnungen in einen eigenen Ordner/Unterordner abgelegt werden.

Ordner für die Rechnungsdateien

Wir empfehlen Dir, einen Ordner namens Rechnungsupload direkt auf einem lokalen Laufwerk anzulegen.
Weder auf einem Netzlaufwerk, einer NAS, noch auf dem Desktop eines Benutzers.

Sonst kann es passieren, dass durch nicht mehr vorhandene Zuordnungen oder durch die Windows Rechteverwaltung die Rechnungsdateien nicht hochgeladen werden können.

Einstellungen in unicorn 2

Rechnungsupload aktivieren

1. Öffne die Konfigurationsoberfläche, logge Dich ein und wähle nun links im Menü Deinen gewünschten Shop aus, zu dem der Rechnungsupload aktiviert werden soll.
   
   
2. Scrolle auf der aktuell geöffneten Einstellungsseite nach unten bis zur Gruppe Dokumenten Upload.
   
   
3. Aktiviere nun die Checkbox Rechnung hochladen.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Oberfläche von unicorn 2.)

Zu überwachenden Ordner auswählen

1. unicorn 2 überwacht einen Ordner auf zu übertragene Dateien und kann diese dann, insofern zu dieser Rechnung erfolgreich eine Bestellung des Shops gefunden werden kann, automatisch hochladen.
   
   

   Tipp:
   Wähle hier einen Ordner aus, der sowohl von unicorn 2, als auch von Deinem JTL-Worker erreicht werden kann (ggf. eine Netzwerkfreigabe vom Server). Dies hat den Vorteil, dass Du die Rechnungsdokumente von einem Workflow vom JTL-Worker automatisch bei Erzeugung in dem hier angegebenen Ordner ablegen lassen kannst und nichts von Hand machen musst.

   
   
2. Hat der Rechnungsupload funktioniert, löscht unicorn 2 im Anschluss die Rechnung aus dem zu überwachenden Ordner, damit hier nicht unnötig Speicherplatz verschwendet wird.
   Sollte hingegen eine Rechnung nicht fehlerfrei hochgeladen werden können, verschiebt unicorn 2 das Dokument in einen Unterordner mit Namen invalid.
   
   

   Wichtiger Hinweis:
   Bitte stelle sicher, dass in dem Ordner, den Du nun auswählst, ausschließlich Rechnungsdokumente dieses Shops abgelegt werden und nicht von anderen Shops oder gar anderen Marktplätzen. 
   Dies kann sonst dazu führen, dass Rechnungen hochgeladen werden, die gar nicht für diesen Shop vorgesehen waren und im schlechtesten Fall sonst Kundendaten ohne Berechtigung von Dritten einsehbar sind!

   
   
3. Wähle nun durch einen Klick auf den Button Auswählen den für diesen Shop zu überwachenden Ordner aus.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Oberfläche von unicorn 2.)
   
   
4. Im Anschluss hat unicorn 2 nun automatisch Unterordner angelegt.
   
   Diese sehen wie folgt aus:
   "DEIN AUSGEWÄHLTER PFAD" / "ShopId" /
   
   Die Rechnungsdokumente für diesen Shop müssen daher in den Unterordner invoice abgelegt werden
   (entweder manuell durch Dich oder über einen Workflow).
   Nur diesen überwacht unicorn 2 für den Rechnungsupload zu diesem Shop.
   Und auch ausschließlich Rechnungen für diesen Shop dürfen hier abgelegt werden.

Anforderungen an die Rechnungsdatei

1. Aktuell werden ausschließlich PDF Dateien verarbeitet.
   
   
2. Der Dateiname muss dabei zwingend die Rechnungsnummer sein, wie sie in der JTL-Wawi hinterlegt ist und ausgegeben wird.

Sonderfall Netzlaufwerke

Im besten Fall installierst Du unicorn 2 dort, wo auch die JTL-Wawi Datenbank installiert ist.

Solltest Du jedoch unicorn 2 auf einem Arbeitsplatzrechner installiert haben und der Worker der JTL-Wawi legt die Rechnungen auf einem Netzlaufwerk ab, dann wird der oben beschriebene Weg nicht auf Dauer funktionieren. 

Im Gegensatz zu physikalischen Laufwerken, bei denen sich die Zuordnung durch Windows nicht ändert, werden Netzlaufwerken nach jedem Windows Neustart bzw. Aufwachen aus dem Ruhemodus neu zugewiesen.

Dann funktioniert die oben beschriebene Methode nur bedingt oder gegebenenfalls nicht mehr.

Für diesen Fall bieten wir Dir in der Dokumentation Wie verschiebe ich Rechnungen aus dem Netzwerk in einen lokalen Ordner? einen Workaround an.

Einstellungen in JTL-Wawi

Grundsätzlich sind alle nachfolgenden Einstellungen optional.

Entscheidend für unicorn 2 ist nur, dass die zu übertragenen Rechnungen im Ordner wie oben dargestellt abgelegt werden.

Wir möchten Dir jedoch nachfolgend einen Tipp geben, wie man dies mit dem JTL-Worker und den Workflows automatisieren kann, sodass Du dies im Tagesgeschäft nicht von Hand erledigen müssen.

Je nach verwendeter JTL-Wawi Umgebung (z.B. Hosting) oder Serverumgebung (kein geteilter Netzwerkordner zwischen dem Server, wo der JTL-Worker läuft (z.B. bei JTL-Datenbank-Hostings) und dem Server, auf dem unicorn 2 läuft) oder aber verwendeter JTL-Wawi Version kann es sein, dass es nicht möglich ist, die Rechnungsdokumente automatisch ablegen zu lassen. 
In so einem Fall musst Du die Rechnungsdokumente zum Upload via unicorn 2 am besten bei Tagesabschluß gesammelt manuell aus der JTL-Wawi in oben ausgesuchten Ordner ablegen.

Die nachfolgende Anleitung hat daher weder einen Anspruch auf Aktualität noch Vollständigkeit.
Bitte wende Dich bei Fragen hierzu, wie man Druckvorlagen anlegt, dupliziert oder bearbeitet, sowie der Konfiguration von JTL-Workflows bitte an den Support von JTL-Software: jtl-software.de/hilfecenter/support

Hier findest Du weitere Informationen zu den Bereichen:

• JTL Druckvorlagen: guide.jtl-software.de/jtl-wawi/vorlagen
• JTL Workflows: guide.jtl-software.de/jtl-wawi/jtl-workflows
• JTL Worker: guide.jtl-software.de/jtl-wawi/jtl-worker

Druck-Vorlagenset erstellen

Die nachfolgende Anleitung setzt Wissen im Bereich JTL-Druckvorlagen, sowie JTL-Workflows voraus. 
Es wird ebenso zwingend der Einsatz des JTL-Workers benötigt.

1. Öffne die Druckvorlagen-Verwaltung Deiner JTL-Wawi.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die JTL-Wawi.)
   
   
2. Markiere den Bereich Rechnung.
   Wähle nun Deine bisherige Druckvorlage aus und wechsle rechts auf den Tab Speichern.
   Markiere nun die Druckvorlage, die Du für den Marktplatz verwenden möchtest und klicke unten auf den Button Exportieren.
   Sollte hier keine Druckvorlage hinterlegt worden sein, hattest Du bisher anscheinend keine Druckvorlage Rechnungen für den Ausgabeweg Speichern erstellt.
   Du kannst stattdessen auch die Druckvorlage aus dem Ausgabeweg Drucken exportieren, die Du im Tab Drucken findest.
   Speichere die Druckvorlage auf dem Desktop ab, Du benötigst diese gleich wieder.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
   
   
3. Als nächstes markierst Du den Bereich Rechnungen in der Übersicht links erneut und klickst diesmal unten links auf Anlegen (Wenn die JTL-Wawi Dich fragt, ob Du  eine Globale Vorlage oder eine Einzelne Vorlage anlegen möchtest, wähle Einzelne Vorlage.
   Anschließend klicke unten auf Umbenennen und vergebe dem neuen Rechnungs-Vorlagenset einen eindeutigen Namen, z.B. Kaufland.de.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
   
   
4. Überprüfe nun, dass rechts der Tab Drucken ausgewählt ist und klicke anschließend unten auf den Button Hinzufügen.
   Diese Vorlage muss nicht weiter bearbeitet werden, da sie nicht weiter benutzt wird.
   Die JTL-Wawi benötigt jedoch immer eine Vorlage unter Drucken, damit sie nicht abstürzt.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
   
   
5. Klicke nun unten rechts auf OK - die Druckvorlagenverwaltung schließt sich.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
   
   
6. Öffne die Druckvorlagenverwaltung bitte erneut.
   Dieses erneute Öffnen ist wichtig, sonst kann die JTL-Wawi keine abgelegten Vorlagen fehlerfrei importieren - überspringe diesen Schritt daher nicht!
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die JTL-Wawi.)
   
   
7. Scrolle links zu dem Bereich Rechnung und markiere das vorhin neu erstellte Vorlagenset.
   In unserem Beispiel haben wir es Kaufland.de genannt.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
   
   
8. Als nächstes wechsle oben in den Tab Speichern und klicke danach unten auf den Button Importieren.
   Wähle hier die vorhin auf dem Desktop abgelegte Druckvorlage aus.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
   
   
9. Wenn die JTL-Wawi nun ein Fenster öffnet und nach dem Vorlagenimport fragt, klicke einfach unten auf Übernehmen.
   Dieses Fenster erscheint je nach Wawi Version nicht immer - sollte es bei Dir nicht erscheinen, ist dennoch alles gut, mache bitte einfach mit dem nächsten Schritt weiter.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
   
   
10. Die bisherige Vorlage wurde nun auch in das neue Vorlagenset importiert.
    Jetzt markiere die neue Vorlage und klicke unten auf den Button Bearbeiten.
    (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
    
    
11. Im neuen Fenster wähle als erstes bei Aktion bei vorhandener Datei bitte Ersetze bestehende Datei aus.
    Als nächstes passe das Template für den Dateinamen an. Klicke dazu auf den Button mit den 3 Punkten.
    (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
    
    
12. Gebe hier den Pfad zu dem Ordner an, den Du in unicorn 2 im Schritt Zu überwachenden Ordner auswählen ausgewählt hast, inklusive den Unterordnern, die unicorn 2 automatisch angelegt hat
    (z.B. DEIN_ AUSGEWÄHLTER_PFAD\\ShopId\\invoice).

    Wichtiger Hinweis:
    Achte darauf, dass der Pfad, den Du hier angibst, der ist, wie ihn Dein JTL-Worker sieht.
    Wenn der Server, auf dem der JTL-Worker läuft und der Server, auf dem unicorn 2 läuft 2 unterschiedliche Server sind und der freigegebene Ordner auf dem unicorn 2 Server liegt, dann kannst Du vom JTL-Worker darauf nicht mit beispielsweise "C:\DerFreigegebenerOrdner" zugreifen, sondern nur über das Netzwerk mit beispielsweise "MeinUnicornServer\DerFreigegebeneOrdner".
    
    Bitte prüfe dies UNBEDINGT vom Server aus, wo der JTL-Worker läuft, BEVOR Du den Pfad in der neuen Druckvorlage der JTL-Wawi hinterlegst. Dazu überprüfe, wie Du von diesem Server aus auf den freigegebene Ordner für unicorn 2 zugreifen kannst und stelle sicher, dass Du dort auch Dokumente ablegen kannst.
    Ist dies nicht gewährleistet, kann im schlechtesten Fall die JTL-Wawi sonst gar keine Rechnungen mehr exportieren!
    
    

    
    Achte darauf, dass Du als Dateinamen {{ Vorgang.Belegnummer }}.pdf benutzt.
    (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
    
    

    Wichtiger Hinweis:
    Wenn die Variablen in Deiner JTL Wawi auf Englisch angezeigt werden, lautet der Name der Variablen Report.InvoiceNumber.

    
    (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Druckvorlagen der JTL-Wawi.)
    
    
13. Schließe das Fenster mit einem Klick auf den Button OK, das nächste Fenster ebenso und klicke anschließend unten auf den Button Speichern.
    Damit hast Du das neue Druckvorlagenset erfolgreich angelegt.

Workflow einrichten

Damit Du nun die Rechnung nicht von Hand im Ordner abspeichern musst, können wir dies per JTL-Workflow automatisieren.

1. Öffne dazu als erstes die JTL-Workflow-Verwaltung.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die JTL-Wawi.)
   
   
2. Wähle den Tab Rechnungen aus und markiere danach links im Menü Rechnungen den Bereich Erstellt.
   Klicke nun unten auf den Button Workflow anlegen".
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Workflow-Verwaltung der JTL-Wawi.)
   
   
3. Vergebe einen aussagekräftigen Namen für den neuen Workflow.
   Wir nennen diesen in unserem Beispiel nun Kaufland.de.
   Klicke auf das Dropdown rechts neben dem gerade vergebenen Namen und prüfe, dass ALLE Checkboxen angehakt sind.
   Sehr wichtig sind vor allem JTL-Wawi und Extern.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Workflow-Verwaltung der JTL-Wawi.)
   
   
4. Als nächstes klicke nun auf das Dropdown, welches sich noch weiter rechts befindet.
   Dort sollte derzeit noch Ausführungsplan (Sofort) stehen.
   Ändere dieses auf In <Stunden:Minuten>.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Workflow-Verwaltung der JTL-Wawi.)
   
   
5. Anschließend ändere die Werte oben auf "0 Stunden und 1 Minuten nach ausl....."
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Workflow-Verwaltung der JTL-Wawi.)
   
   
6. Damit ist sichergestellt, dass der Workflow des JTL-Worker ausgeführt wird und nicht von der lokalen JTL-Wawi.
   Dies ist enorm wichtig!
   
   Füge nun eine neue Bedingung hinzu, die ausschließlich (!) auf die Rechnungen zutrifft, die Du zu diesem Shop hochladen willst.

   In der Regel bietet sich hier eine Differenzierung nach der Zahlungsart an. 
   So wird beispielsweise jede real.de - Bestellung, die unicorn 2 in die JTL-Wawi abholt im Standard mit der Zahlungsart Real importiert, sodass man im Workflow bequem hiernach filtern kann. 
   Je nachdem, wie Du Deine JTL-Wawi, andere Workflows oder auch unicorn 2 konfiguriert hast, musst Du jedoch eigene, individuelle Bedingungen für den Workflow hinterlegen, die eben sicherstellen, dass ausschließlich Rechnungen zu Bestellungen für diesen Shop auf den Workflow zutreffen!

   
   Beispiel:
   Rechnungen\Auftrag\Zahlungsart\Name
   Gleich
   Kaufland
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Workflow-Verwaltung der JTL-Wawi.)
   
   
7. Als nächstes gebe dem neuen Workflow eine Aktion, was er erledigen soll, nämlich das Abspeichern des Rechnungsdokumentes.
   Wähle dazu Neue Aktion aus, danach im Dropdown Ausgabe.
   
   Als Ausgabemodus wähle Speichern aus und als Vorlagenset den Namen des vorhin neu vergebenen Rechnungs-Vorlagensets (in unserem Beispiel Kaufland.de).
   
   Hake ebenfalls die Checkbox Auf Ausgabe warten an.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Workflow-Verwaltung der JTL-Wawi.)
   
   
8. Klicke nun unten auf den Button Speichern - Du hast damit erfolgreich den Workflow erstellt, der neue Rechnungen für diesen Shop im dazugehörigen Ordner hinterlegt, sodass unicorn 2 diese automatisch hochladen kann.
   (Im Sinne der Barrierefreiheit: Das Bild zeigt die Workflow-Verwaltung der JTL-Wawi.)