Inhalt:

Dieser Dokumentationsartikel erklärt, wie Sie unicorn 2 Ihre in JTL-Wawi erstellten Rechnungen automatisch zum Marktplatz hochladen lassen können.


Schritte:

  1. Einstellungen in unicorn 2:
  2. Einstellungen in JTL-Wawi:


Arbeitsaufwand: ca 30 - 60 Minuten


Einstellungen in unicorn 2:

Rechnungsupload aktivieren


Öffnen Sie die Konfigurationsoberfläche, loggen Sie sich ein und wählen Sie nun links im Menü ihren gewünschten Shop aus, zu dem der Rechnungsupload aktiviert werden soll.


Scrollen Sie auf der aktuell geöffneten Einstellungsseite nach unten bis zur Gruppe "Dokumenten Upload".


Aktivieren Sie nun die Checkbox "Rechnung hochladen".



Sollte sich die Checkbox nicht aktivieren lassen, so wird derzeit kein Rechnungsupload von diesem Marktplatz unterstützt.


Zu überwachenden Ordner auswählen


unicorn überwacht einen Ordner auf zu übertragene Dateien und kann diese dann, insofern zu dieser Rechnung erfolgreich eine Bestellung des Shops gefunden werden kann, automatisch hochladen. 


Tipp:

Wählen Sie hier einen Ordner aus, der sowohl von unicorn 2, als auch von Ihrem JTL-Worker "erreicht" werden kann (ggf. eine Netzwerkfreigabe vom Server). Dies hat den Vorteil, dass Sie die Rechnungsdokumente von einem Workflow vom JTL-Worker automatisch bei Erzeugung in dem hier angegebenen Ordner ablegen lassen können und nichts von Hand machen müssen.


Hat der Rechnungsupload funktioniert, löscht unicorn im Anschluss die Rechnung aus dem zu überwachenden Ordner, damit hier nicht unnötig Speicherplatz verschwendet wird. Sollte hingegen eine Rechnung nicht fehlerfrei hochgeladen werden können, verschiebt unicorn das Dokument in einen Unterordner mit Namen "invalid".


Bitte stellen Sie sicher, dass in dem Ordner den Sie nun auswählen bitte ausschließlich Rechnungsdokumente dieses Shops abgelegt werden und nicht von anderen Shops oder gar anderen Marktplätzen. Dies kann sonst dazu führen, dass Rechnungen hochgeladen werden, die gar nicht für diesen Shop vorgesehen waren und im schlechtesten Fall sonst Kundendaten ohne Berechtigung von Dritten einsehbar sind!


Wählen Sie nun durch einen Klick auf den Button "Auswählen" den für diesen Shop zu überwachenden Ordner aus.



Im Anschluß hat unicorn nun automatisch Unterordner angelegt.

Diese sehen wie folgt aus:


"IHR AUSGEWÄHLTER PFAD" / "ShopId" / invoice


Die Rechnungsdokumente für diesen Shop müssen daher in den Unterordner "invoice" abgelegt werden (entweder manuell durch Sie, oder über einen Workflow). Nur diesen überwacht unicorn 2 für den Rechnungsupload zu diesem Shop. Und auch ausschließlich Rechnungen für diesen Shop dürfen hier abgelegt werden.



Anforderungen an die Rechnungsdatei


Aktuell werden ausschließlich PDF Dateien verarbeitet.


Der Dateiname muss dabei zwingend die Rechnungsnummer aus JTL-Wawi sein, ohne jeglichen weiteren Text. Dies ist unbedingt nötig, damit über den Dateinamen die Rechnung und damit die korrespondierende Bestellung gefunden werden kann. 


Beispiel:


Rechnung RE12345.pdfnicht erlaubt
RE12345 KD0001.pdfnicht erlaubt
Rechnungsdokument RE12345.pdfnicht erlaubt
RE12345.pdferlaubt




Einstellungen in JTL-Wawi:


Grundsätzlich sind alle nachfolgenden Einstellungen optional.


Entscheidend für unicorn ist nur, dass die zu übertragenen Rechnungen im Ordner wie oben dargestellt abgelegt werden.



Wir möchten Ihnen jedoch nachfolgend eine Tipp geben, wie man dies mit JTL-Worker und den Workflows automatisieren kann, sodass Sie dies im Tagesgeschäft nicht von Hand erledigen müssen.


Je nach verwendeter Wawi Umgebung (z.B. Hosting) oder Serverumgebung (kein geteilter Netzwerkordner zwischen dem Server wo der JTL-Worker läuft (z.B. bei JTL-Datenbank-Hostings) und dem Server wo unicorn 2 läuft) oder aber verwendeter Wawi Version kann es sein, dass es nicht möglich ist, die Rechnungsdokumente automatisch ablegen zu lassen. In so einem Fall, müssen Sie die Rechnungsdokumente zum Upload via unicorn 2 am besten bei Tagesabschluß gesammelt manuell aus Wawi in oben ausgesuchten Ordner ablegen.


Die nachfolgende Anleitung hat daher keinen Anspruch auf Aktualität noch Vollständigkeit. Bitte wenden Sie bei Fragen hierzu, wie man Druckvorlagen anlegt, dupliziert oder bearbeitet, sowie der Konfiguration von JTL-Workflows sich bitte an den Support von JTL-Software: jtl-software.de/hilfecenter/support


Hier finden Sie weiter Informationen zu den Bereichen:





Die nachfolgende Anleitung setzt Wissen im Bereich JTL-Druckvorlagen, sowie JTL-Workflows voraus. 
Es wird ebenso zwingend der Einsatz der JTL-Workers benötigt.



Druck-Vorlagenset erstellen


Öffnen Sie die Druckvorlagen-Verwaltung Ihrer JTL-Wawi.


Markieren Sie den Bereich "Rechnung".

Wählen Sie nun Ihre bisherige Druckvorlage aus und wechseln Sie rechts auf den Tab "Speichern".

Markieren Sie nun die Druckvorlage, die Sie für den Marktplatz verwenden möchten und klicken Sie unten auf den Button "Exportieren" (sollte hier keine Druckvorlage hinterlegt worden sein, hatten Sie bisher anscheinend keine Druckvorlage "Rechnunge" für den Ausgabeweg "Speichern" erstellt. Sie können stattdessen auch die Druckvorlage aus dem Ausgabeweg "Drucken" exportieren, die Sie im Tab "Drucken" finden). Speichern Sie die Druckvorlage auf dem Desktop ab (Sie benötigen diese gleich wieder).




Als nächstes markieren Sie den Bereich "Rechnungen" in der Übersicht links erneut und klicken diesmal unten links auf "Anlegen" (Wenn JTL-Wawi Sie fragt, ob Sie eine "Globale Vorlage" oder eine "Einzelne Vorlage" anlegen möchten, wählen Sie "Einzelne Vorlage") . Anschließend klicken Sie unten auf "Umbenennen" und vergeben dem neuen Rechnungs-Vorlagenseit einen eindeutigen Namen, z.B. "real.de" wenn es sich um einen Export für beispielsweise einen real.de - Shop handelt.




Überprüfen Sie, dass rechts der Tab "Drucken" ausgewählt ist und klicken Sie anschließend unten auf den Button "Hinzufügen". Diese Vorlage muss nicht weiter bearbeitet werden, da sie nicht weiter benutzt wird. Die Wawi benötigt jedoch immer eine Vorlage unter "Drucken", damit sie nicht abstürzt.



Klicken Sie nun unten rechts auf Speichern - die Druckvorlagenverwaltung schließt sich.



Öffnen Sie die Druckvorlagenverwaltung bitte erneut (dieses erneute öffnen ist wichtig, sonst kann JTL-Wawi keine abgelegten Vorlagen fehlerfrei importieren - überspringen Sie diesen Schritt daher nicht!)



Scrollen Sie links zu dem Bereich "Rechnung" und markieren Sie das vorhin neu erstellte Vorlagenset. In unserem Beispiel haben wir es "real.de" genannt.



Als nächstes wechseln Sie oben in den Tab "Speichern" und klicken danach unten auf den Button "Importieren".

Wählen Sie hier die vorhin auf dem Desktop abgelegte Druckvorlage aus.



Wenn JTL-Wawi nun ein Fenster öffnet wo es nach dem Vorlagenimport fragt, klicken Sie einfach unten auf "Übernehmen". (Dieses Fenster erscheint je nach Wawi Version nicht immer - sollte es bei Ihnen nicht erscheinen, ist dennoch alles gut, machen Sie bitte einfach mit dem nächsten Schritt weiter).



Die bisherige Vorlage wurde nun auch in das neue Vorlagenset importiert.

Jetzt markieren Sie die neue Vorlage und klicken unten auf den Button "Bearbeiten".



Im neuen Fenster wählen Sie als erstes bei "Aktion bei vorhandener Datei" bitte "Ersetze bestehende Datei" aus.

Als nächstes passen Sie das Template für den Dateinamen an. Dazu klicken Sie auf den Button mit den 3 Punkten.



Geben Sie hier den Pfad zu dem Ordner an, den Sie in unicorn in Schritt "Zu überwachenden Ordner auswählen" ausgewählt haben, inklusive den Unterordnern die unicorn 2 automatisch angelegt hat (z.B. IHR_ AUSGEWÄHLTER_PFAD\\ShopId \\invoice)


WICHTIG:

Achten Sie darauf, dass der Pfad den Sie hier angeben der ist, wie ihn ihr JTL-Worker sieht.
Wenn der Server auf dem der JTL-Worker läuft und der Server wo unicorn 2 läuft 2 unterschiedliche Server sind und der freigegebene Ordner auf dem unicorn 2 Server liegt, dann können Sie vom JTL-Worker darauf nicht mit beispielsweise "C:\DerFreigegebenerOrdner" zugreifen, sondern nur über das Netzwerk mit beispielsweise "MeinUnicornServer\DerFreigegebeneOrdner".
Bitte prüfen Sie dies UNBEDINGT vom Server aus, wo JTL-Worker läuft, BEVOR Sie den Pfad in der neuen Druckvorlage der JTL-Wawi hinterlegen. Dazu überprüfen Sie, wie Sie von diesem Server aus auf den freigegebene Ordner für unicorn zugreifen können und stellen Sie sicher, dass Sie dort auch Dokumente ablegen können.
Ist dies nicht gewährleistet kann im schlechtesten Fall die Wawi sonst garkeine Rechnungen mehr exportieren!


Achten Sie darauf, dass Sie als Dateinamen {{ Vorgang.Belegnummer }}.pdf benutzen.



Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf den Button "OK", das nächste Fenster ebenso und klicken Sie anschließend unten auf den Button "Speichern".


Damit haben Sie das neue Druckvorlagenset erfolgreich angelegt.



Workflow einrichten


Damit Sie nun die Rechnung nicht von Hand im Ordner abspeichern müssen, können wir dies per JTL-Workflow automatisieren.


Öffnen Sie dazu als erstes die JTL-Workflow-Verwaltung



Wählen Sie den Tab "Rechnungen" aus und markieren Sie danach links im Menü "Rechnungen" den Bereich "Erstellt".

Klicken Sie nun unten auf den Button "Workflow anlegen"



Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für den neuen Workflow. Wir nennen diesen in unserem Beispiel nun "real.de Rechnungsupload". Klicken Sie nun auf das Dropdown rechts neben dem gerade vergebenen Namen und prüfen Sie, dass ALLE Checkboxen angehakt sind. Sehr wichtig sind vor allem "JTL-Wawi" und "Extern"



Als nächstes klicken Sie nun auf das Dropdown, welches sich noch weiter rechts befindet. Dort sollte derzeit noch "Ausführungsplan (Sofort)" stehen. Ändern Sie dieses auf "In <Stunden:Minuten>.



Anschließend ändern Sie die Werte oben auf "0 Stunden und 1 Minuten nach ausl....."



Damit ist sichergestellt, dass der Workflow vom JTL-Worker ausgeführt wird und nicht von der lokalen JTL-Wawi.

Dies ist enorm wichtig!


Fügen Sie nun eine neue Bedingung hinzu, die ausschließlich (!) auf die Rechnungen zutrifft, die Sie zu diesem Shop hochladen wollen. 

In der Regel bietet sich hier eine Differenzierung nach der Zahlungsart an. So wird beispielsweise jede real.de - Bestellung die unicorn in die Wawi abholt im Standard mit der Zahlungsart "Real" importiert, sodass man im Workflow bequem hiernach filtern kann. Jenachdem wie Sie Ihre JTL-Wawi, anderee Workflows oder auch unicorn 2 konfiguriert haben, müssen Sie jedoch eigene, individuelle Bedingungen für den Workflow hinterlegen, die eben sicherstellen, dass ausschließlich Rechnungen zu Bestellungen für diesen Shop auf den Workflow zutreffen!


Beispiel:


Rechnungen\Auftrag\Zahlungsart\Name


Gleich


Real



Als nächstes geben Sie dem neuen Workflow eine Aktion was er erledigen soll, nämlich das Abspeichern des Rechnungsdokumentes.

Wählen Sie dazu "Neue Aktion" aus, danach im Dropdown "Ausgabe".

Als Ausgabemodus wählen Sie "Speichern" aus und als Vorlagenset den Namen des vorhin neu vergebenen Rechnungs-Vorlagensets (in unserem Beispiel "real.de". 

Haken Sie ebenfalls die Checkbox "Auf Ausgabe warten" an.



Klicken Sie nun unten auf den Button "Speichern" - Sie haben damit erfolgreich den Workflow erstellt, der neue Rechnungen für diesen Shop im dazugehörigen Ordner hinterlegt, sodass unicorn 2 diese automatisch hochladen kann.